Справочник по делопроизводству


         

Рисунок 17 Автоматическое заполнение свойств



Рисунок 17 Автоматическое заполнение свойств документа в соответствии с содержанием выделенной ячейки
Такого рода параметризация документа может далее использоваться для отдельной задачи поиска документов с указанием данных свойств, для передачи этих данных в процесс, а также для построения представлений.
Использование закладок и именованных полей позволяет заполнить свойства документов, исходя из его содержания. Обратной задачей является заполнение содержимого документа, исходя из значений свойств процесса, с которыми синхронизированы свойства документа.
Для этого определяются пользовательские свойства документа, ассоциированные с соответствующими параметрами процесса. Далее в документе формируются поля, которые должны быть заполнены из данных свойств: в меню Вставка выбирается команда Поле. В разделе Поля выбирается DocProperty, в разделе свойство выбирается нужное свойство.

Рисунок 18
В более сложных случаях, когда требуется синхронизация содержимого документа и свойств карточки файла, хранящей его в системе в обоих направлениях (как для передачи параметров из процесса в документ, так из документа в процесс), в шаблоне обрабатываемого документа необходимо реализовать макрос, реализующий подобную синхронизацию.
Построение электронных форм в InfoPath и их параметризация (смотри презентацию «Использование форм InfoPath»)
Механизм синхронизации свойств файла InfoPath и карточки файла DocsVision, в котором он хранится, аналогичен вышеописанному механизму синхронизации с файлом Microsoft Office. В качестве примера приводится форма, разработанная для учета информации о макетах некоторого издательства.

Рисунок 19 Использование InfoPath в качестве инструмента разработки электронных форм
При разработке форм используются различные элементы управления. В качестве имен соответствующих полей рекомендуется указывать названия, отражающие смысл данных, которые будут фиксироваться в соответствующем поле.
После того, как форма построена, необходимо зафиксировать те поля, которые могут выступать в качестве свойств при поиске, построении представлений и отчетов.
Для этого полученная форма открывается в режиме конструктора, и с помощью раздела меню Параметры формы в меню Сервис создаются столбцы библиотеки данной формы.

Рисунок 20
Далее производится публикация формы и ее сохранение в формате XML файла. Полученный XML шаблон может использоваться в качестве формы для ввода и фиксации информации стандартным образом, используя карточку файла. При этом выделенные поля будут автоматически представлены как свойства данной карточки (Рисунок 21).

Рисунок 21

Содержание  Назад  Вперед