Справочник по делопроизводству



         

Шаг Параметризация артефактов (смотри презентацию «Управление свойствами и версиями документов») - часть 2


Рисунок 14 Фиксация свойств документа, с помощью карточки файла

После того, как в карточке файла зафиксированы соответствующие параметры и их значения, появляется возможность их использования для различных действий в приложении, например, отображать значения этих свойств в отчетах.

Файл MS Office

DocsVision обеспечивает автоматическую синхронизацию пользовательских свойств (Custom Properties), зафиксированных для файлов MS Office, и свойств карточки файла DocsVision, в котором хранится данный файл.

Рисунок 15. Пример «ручного» определения пользовательских свойств документа

Имеется возможность создания документа, в котором пользовательские свойства будут связаны с конкретными полями документа, такими как закладка в Microsoft Word или именованная ячейка в Microsoft Excel.

Данный вариант особенно удобен в том случае, когда документ заполняется в соответствии с некоторым шаблоном. Например, создав в Microsoft Word форму договора, можно создать пользовательское свойство файла, связанное с полем формы, которое содержит дату окончания срока действия договора. Это позволит в дальнейшем выполнять поиск файлов с датами окончания срока действия, предшествующими заданной дате. Другим примером может служить заявка на командировку сотрудника, который всегда заполняется по установленному образцу. В данном случае этот образец сохранен в виде шаблона файла и в нем определены такие закладки как ФИО командируемого, место назначения, дата командировки. Свойства документа будут заполнены автоматически в соответствии с данными в соответствующих закладках (Рисунок 16).

Рисунок 16 Автоматическое заполнение свойств документа в соответствии с содержанием документа

В файлах Microsoft Excel пользовательское свойство ассоциируется с некоторой именованной ячейкой. Ниже приводится электронная форма товарного счета, в котором ячейке с итоговой суммой присваивается имя. Далее создается пользовательское свойство, в качестве источника данных для которого указывается имя данной ячейки (Рисунок 17).




Содержание  Назад  Вперед