Справочник по делопроизводству



         

Шаг Общая конфигурация системы - часть 3


В рассматриваемом примере все файлы макетов собираются и редактируются через папку Макеты. Эта папка должна быть доступна для сотрудников департамента полиграфии, но таким образом, чтобы сотрудники соответствующих отделов имели доступ к макетам, относящимся именно к их непосредственной деятельности.

Чтобы организовать доступ к выделенным макетам со стороны отдела отечественных изданий и отдела переводов, можно создать стандартный фильтр (рисунок 11), в котором в качестве категории указан, соответственно, отечественный или зарубежный тип издания. Далее в системе должна быть создана виртуальная папка (в данном случае – Отдел отеч. изданий), с которой ассоциируется построенный фильтр. Аналогичным образом поступаем с настройкой доступа для Отдела Заруб. изданий.

Рисунок 11

Разграничение прав доступа может быть проведено как на уровне доступа к папкам, так и с точки зрения возможности создания в папках лишь объектов определенного типа. В данном случае таким ограничением является возможность создания лишь карточек типа файла.

Рисунок 12 Ограничение возможности создания карточек выделенного типа

Наконец, для папки Макеты можно задать представление, в котором карточки файлов будут отображаться в специальном виде: для каждой карточки выводится информация о названии, авторе, дате создания и типе макета, причем для удобства информация группируется по авторам, а внутри каждой группы сортируется по дате создания.

Рисунок 13

Помимо создания иерархии папок и разграничения прав доступа к ним, можно организовывать другие способы доступа к данным системы. Альтернативными способами навигации являются механизмы виртуальных папок и категорий DocsVision. Виртуальная папка позволяет отобразить документы, соответствующие некоторому поисковому фильтру. В дереве папок можно отображать как обычные папки, так и виртуальные, что позволяет гибко конфигурировать навигацию по данным в системе. Другим способом представления данных являются папки категорий, в них отображаются артефакты, отнесенные к тем или иным категориям.


Содержание  Назад  Вперед