Справочник по делопроизводству



         

Принцип контурной автоматизации - часть 2


Однако собственно консолидация и отслеживание внесенных в документы дополнений, реакции на нештатные ситуации в процессе обработке договора должен взять на себя ответственный за согласование договора.

o        С использованием средств автоматизации WorkFlow процессов возможности автоматизации значительно расширяются, появляется возможность организовывать автоматическое слежение за своевременностью исполнения процесса обработки и реализовывать различные корректирующие действия – пересылку документов заместителям, изменение маршрута обработки и пр., Система обеспечивает возможность автоматической пересылки договора контрагенту по электронной почте, включение в единый контур процесса согласования как проекта договора, так и протоколов разногласий, возможность публикации информации о заключении договора в различных учетных системах и пр.

o        И, наконец, полнофункциональное приложение, включающее набор карточек и справочников, помимо вышеперечисленных функций дает возможность формирования и хранения шаблонов типичных договоров, включая типовые сценарии согласования, средства отслеживания изменений в документах, управления доверенностями, процедуры ведения дополнительной информации по договору, актирования, доп. соглашений, исковых претензий и пр. Помимо этого, система может обеспечивать интеграцию с учетными системами, например, фиксировать информацию о заключенном договоре в учетной системе, что позволит фиксировать отгрузку товара по договору. На данной стадии автоматизации функциональность приложения может быть расширена до необходимого максимума.

Чем больше степень автоматизации, тем более подконтрольным и, стало быть, более качественным, с точки зрения соответствия реализации модели, становится процесс, но в тоже время все большую цену приходится платить за достижение соответствующего результата.

Таким образом, для каждого процесса может быть определена степень необходимой автоматизации на определенной стадии его зрелости.


Содержание  Назад  Вперед