Справочник по делопроизводству



         

Построение иерархии папок, назначение прав доступа


Все документы, относящиеся к работе издательства в целом, должны находиться в общей папке Документы, внутри которой, было организовано несколько папок для хранения макетов, а также дополнительной документации – это папки Макеты, Заказы, а также папки для Нормативных и Технологических документов.

Рисунок 25

Для хранения текущей документации подразделений издательства удобно сформировать дерево папок, повторяющее организационную структуру издательства. Кроме того, поскольку права доступа могут быть назначены как конкретному пользователю, так и группе, то повторение организационной структуры компании в структуре папок может быть полезно при разграничении прав доступа для отдельных структурных единиц и сотрудников, которые в них работают. Права доступа можно настроить таким образом, что папка Заказы окажется доступной только сотрудникам отдела маркетинга, папка Макетов – только сотрудникам отдела полиграфии. На каждую папку могут быть назначены определенные виды доступа, которые могут относиться как к выделенным группам, так и конкретным пользователям. Например, всем сотрудникам организации дается право на чтение документов из папок Нормативной и Технологической документации, а сотрудникам подразделения Сервисной службы предоставлено также право добавления и удаления содержащихся в данной папке документов (карточек).

Разграничение прав доступа может быть проведено как на уровне доступа к папкам, так и с точки зрения возможности создания в папках лишь объектов определенного типа. Например, папка, в которой собираются макеты печатной продукции, будет доступна только сотрудникам отдела полиграфии, и в ней можно создавать только карточки заданного типа, а именно – карточки файлов документов.

Для удобства работы доступ к документам, расположенным в папке Макеты может быть разграничен между подразделениями в зависимости от доступных для них типов макетов. Так, для Отдела 1 доступным должны быть только отечественные макеты, а для Отдела 2 – зарубежные макеты.

Реализовать данное разделение можно, например, с помощью виртуальных папок, создав предварительно необходимые фильтры по признаку типов макетов, и связав их с соответствующими папками отделов.




Содержание  Назад  Вперед