Справочник по делопроизводству



         

Организация архива документов


Описание требований, предъявляемых к конечному приложению

Ставится задача построения архива документов издательства: подготовка и документационное сопровождение печатных макетов, создаваемых с помощью специального программного обеспечения, хранение документации, связанной с заказами, а также нормативных и технологических документов. Кроме того, необходимо дать возможность каждому подразделению хранить и вести собственную документацию.

Таким образом, здесь в качестве артефактов выступают файлы двух типов – специальные файлы, хранящие макет выпускаемой печатной продукции, и обычные файлы Microsoft Office, содержащие дополнительную информацию о печатной продукции, а также другую сопроводительную документацию, необходимую для работы разных подразделений издательства. Хранение, поиск и доступ к каждому из этих документов будет осуществляться с помощью стандартной карточки файла (Рисунок 22). Определив в документе пользовательские свойства, они будут доступными в карточке файла для поиска и задания представлений и отчетов.

Рисунок 22 Карточка файла, используемая для хранения документов

Общая конфигурация системы должна заключаться в такой настройке системы, которая обеспечит быструю навигацию по хранящимся документам.

Параметризация артефактов и заполнение справочников

Для удобства поиска, построения представлений и отчетов необходимо указать признаки и свойства, характеризующие документ. Это может быт достигнуто за счет:

o        Указания категорий, а также конкретных свойств и их значений в карточке документа в момент сохранения документа в архиве;

o        Установки пользовательских свойств (для документов типа MS Office).

Поэтому кроме справочника Сотрудников, для полноценной работы в рамках создаваемой системы целесообразно продумать структуру и заполнить справочник Категорий. Данный справочник представляет собой настраиваемый классификатор, так что при занесении некоторого документа (в том числе макета) в архив в соответствующей карточке файла можно будет указать категории (классы), к которым относится данный документ.

Рисунок 23 Справочник категорий

При занесении документа в архив могут быть заполнены специальные свойства документа, а также указаны категории, к которым может относиться данный документ (рисунок 24).

Рисунок 24 Указание свойств и категорий для сохраняемого в архиве макета




Содержание  Назад  Вперед