Справочник по делопроизводству



         

Этап I. Выделение приоритетов автоматизации


На данном этапе выделяются те процессы и процедуры, которые требуют первостепенной автоматизации, а также определяется, к какому классу задач относятся выделенные процессы.

Результатом этапа является определение списка задач, требующих первоочередной автоматизации, а также класс приложений для каждой задачи автоматизации (тип конечного приложения).

Замечание! От класса приложения, определенного на данном этапе зависит стоимость его реализации; по мере возможности, необходимо реализовать приложение в меньшей функциональности с помощью более простых средств DocsVision.

При выделении списка первоочередных задач имеет смысл учитывать несколько соображений, а именно - тип задачи:

o        неотложная – отсутствие автоматизации приводит к очевидным убыткам

o        стратегическая – автоматизация необходима для укрепления ключевой компетенции компании

o        потенциальная – автоматизация данной задачи может привести к получению конкурентных преимуществ в дальнейшем

o        необязательная – сопутствующие процессы, автоматизация которых возможна, но необходима в коротком периоде.

Также необходимо учитывать стоимость и возможные сроки реализации приложения, и прочие факторы.

Для определения класса задачи автоматизации достаточно ответить на ряд вопросов. Процедура, позволяющая определить, к какому классу задач относятся автоматизируемые процессы, может быть изображена в виде следующей схемы (Рисунок 3):

Рисунок 3

Как было замечено, реализация каждого последующего класса задач наследует функциональность предыдущего. По этому, при первоначальном внедрении необходимо выбирать процессы, отвечающие младшим классам, при условии равной актуальности внедрения данных процессов. Если очевидно, что наиболее актуальным является для автоматизации является процесс, который относится к старшим классам приложений DocsVision, то имеет смысл использовать для его автоматизации подход, сформулированный в принципе контурной автоматизации. То есть сначала построить макет приложения, используя инструменты интерактивной настройки процесса (электронные формы Microsoft Office и средства настройки процесса DocsVision). Затем запустить прототип системы в опытную эксплуатацию на ограниченном количестве рабочих мест, и только после определения адекватности модели приложения реальной ситуации имеет смысл приступать к разработке специализированных карточек, при этом вполне может оказаться, что уже реализованных функций вполне достаточно для решения актуальных проблем.




Содержание  Назад  Вперед