Справочник по делопроизводству

       

Артефакт (обрабатываемый объект)


Далее, артефактами будут называться те объекты, которые подлежат обработке в автоматизируемом процессе, на отдельных его этапах. Артефакт – это объект, в котором фиксируется значимая, с точки зрения конкретной задачи, информация и данные, и который предоставляет визуальный интерфейс для доступа и обработки данной информации.

Типы артефактов

В зависимости от типа автоматизируемого процесса и объема фиксируемых данных, артефакты могут быть представлены в системе различным образом. DocsVision позволяет включать в приложения следующие виды артефактов:

A. Файлы документов. Данный тип артефактов используется для хранения неструктурированных данных и представляет собой контейнер данных («черный ящик»), хранящийся в системе DocsVision и обрабатываемый клиентским приложением. Для хранения файлов документов в системе используется специальный объект - карточка файла DocsVision. Файлы документов также могут напрямую создаваться в заданиях и процессах DocsVision.

В том случае, если файл поддерживает механизм OLE Custom Properties (данный механизм поддерживают все типы документов Microsoft Office, включая документы InfoPath), система DocsVision обеспечивает синхронизацию свойств файла и учетных карточек. Данная возможность позволяет осуществлять атрибутивный поиск данных артефактов в системе и отображать их данные в представлениях и отчетах (механизм синхронизации более подробно описан в разделе «Параметризация артефактов»)

B.     Электронные формы, разработанные средствами VBA или InfoPath. Данный тип артефактов отличается от обычного файла тем, что содержимое документа структурировано и может быть отображено в виде электронной формы, удобной для заполнения и взаимодействия с данными. В том случае, если при разработке формы были соблюдены правила, описанные в разделе «Параметризация артефактов»), данные электронной формы, сохраняемой в системе, становятся доступными для атрибутивного поиска и отображения в представлениях и отчетах.

C.     Ссылка на произвольный объект.
Система также обеспечивает возможность хранить в системе и включать в процессы ссылки на произвольные объекты, хранящиеся за границами системы DocsVision, например, URL ссылки на ресурс Интернет, указатель на файл файловой системы, сообщение в почтовом ящике пользователя, документ учетной системы и пр.

Для хранения трех вышеперечисленных типов артефактов в системе DocsVision используется объект – карточка файла. Данная карточка представляет собой контейнер для хранения как файла документа, так и указателя на внешний, по отношению к системе, объект. Помимо хранения артефакта карточка обеспечивает возможность ассоциации с артефактом дополнительных атрибутов (в частности, с использованием синхронизации OLE Custom Properties файла), ассоциацию данного артефакта с различными категориями, возможность связывать с артефактом процесс обработки (смотри далее раздел посвященный разработке процессов). В том случае, если данная карточка хранит не ссылку на внешний объект, а файл, сохраняемый в системе, то для него могут поддерживаться средства управления версиями.

D.     Учетная карточка, разрабатываемая для конкретного приложения.
Учетная карточка – основной тип артефакта в системе DocsVision предназначенный для хранения и обработки структурированной информации, включающей отдельные поля, таблицы полей, в том числе таблицы, связанные иерархическими отношениями Master-Detail, иерархические объекты (деревья). С помощью карточек DocsVision можно описывать достаточно сложные артефакты, относящиеся к предметной области автоматизируемого приложения. Помимо хранения данных, карточка предоставляет визуальный интерфейс доступа к информации. С точки зрения реализации, карточка DocsVision представляет собой отдельный клиентский программный компонент, реализованный на базе API системы DocsVision, который может реализовывать самую разнообразную бизнес логику, например, возможность вывода данных на печать в определенном формате, возможность сканирования документов, выгрузки данных на CD и т.п.


При разработке карточки для нее могут быть поддержаны такие универсальные механизмы как возможность ассоциации с карточкой дополнительных атрибутов (смотри раздел «Параметризация артефактов»), ассоциацию карточки с различными категориями, связь с карточкой процесса обработки (смотри далее разделы, посвященные подсистеме автоматизации процессов). В том случае, если данная карточка поддерживает функции работы с файлами, то в функции карточки могут быть добавлены функции управления версиями и средства Check-in/Check-out контроля файлов.

E.     Учетная карточка документа приложения DocsVision «Делопроизводство». Приложение DocsVision «Делопроизводство» включает набор карточек, предназначенных для автоматизации типовых процессов документооборота компании, а именно:

o        Карточку входящего документа

o        Распорядительного документа

o        Исходящего документа

Данные карточки представляют собой законченные приложения, обеспечивающие всю необходимую функциональность для обработки перечисленных типов документов. Данные карточки могут использоваться в рамках автоматизации широкого класса процессов обработки документов, – в частности, создаваемых на базе подсистемы DocsVision Workflow.


Содержание раздела